La idea de cualquier persona es que cuando va iniciar un nuevo negocio o se quiere independizar tienen que crear una S.A.S., incluso cuando son de un único socio. Lo oímos todos los días.
Con esto no queremos desincentivar la creación de sociedades formales, pues son una manera excelente de proteger tu patrimonio personal, lo que queremos es que sepas, son las obligaciones que se desprenden de la creación de la misma.
La creación de empresa formal en Colombia es una tarea por decirlo menos, titánica. Lamentamos informar que un negocio no solo se reduce a comprar y vender un producto y en este caso hablamos de todos los requisitos que tiene una S.A.S. sin diferenciar los requisitos especiales que tiene cada sector al que se dedicará.
Después de haber creado la sociedad, ésta tiene que empezar a cumplir unos requisitos de funcionamiento, so pena de llegar a ser sancionado por el organismo competente.
Debes:
- Llevar libro de accionistas (artículo 19, 195 del código de Comercio) y libro de actas de asamblea. Este requisito de llevar actas de asamblea aplica incluso para sociedades de accionista único.
- Llevar contabilidad. Articulo 20 Código de Comercio.
- Todas las Sociedad por Acciones Simplificadas Independientemente de la actividad comercial deberán presentar los impuestos de IVA, Retención en la Fuente y Declaración de Renta.
- Certificado de Existencia y Representación y Matricula renovados en la respectiva Cámara de Comercio, cada año.
- Realizar antes del 31 de marzo de cada año asamblea general de socios.
- Contratos laborales: De acuerdo a la labor a desempeñar y al tiempo de trabajo se pueden clasificar en contratos a término fijo, indefinido, por obra o labor o contrato de aprendizaje.
- Pago de seguridad social de los trabajadores.
- Reglamento interno de trabajo. Aunque la Ley no exige a las empresas con menos de 5 trabajadores (dependiendo del objeto de la empresa) tener reglamento interno de trabajo, consideramos que este requisito es obligatorio para todas, ya que los procesos disciplinarios para dar por terminado un contrato laboral con justa causa o para sancionar a un trabajador tienen como requisito el reglamento interno de trabajo.
- Cuota de aprendices del SENA (mas de 15 trabajadores)
- Políticas de manejo de datos personales. (Ley 1581 de 2012)
- Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. (Decreto 1072 de 2015)
- Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo. (Decreto 1072 de 2015)
- Comité de convivencia laboral. (resolución 625 y 1356 de 2012 del ministerio del trabajo.
- Certificado de uso de suelos emitido por las Secretarías de Planeación, con el fin de certificar que la actividad que se desempeña en una zona es autorizada por el POT. Aplica incluso para establecimientos de comercio.