Antes del 31 de marzo de todos los años, todas las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.) deben realizar la asamblea ordinaria de accionistas. La reunión de accionistas se da por mandato legal y el fin que busca el gobierno Nacional es que todas las empresas tengan la posibilidad de realizar un estudio del comportamiento de la empresa del año inmediatamente anterior.
La asamblea de accionistas debe examinar la situación financiera, las gestiones de sus administradores y las medidas que se piensan adoptar, en pro del crecimiento de la empresa.
Esta asamblea de accionistas es obligatoria incluso para sociedades de accionista único.
La citación la realizará únicamente el representante legal tratándose de asambleas ordinarias, la comunicación será por medio escrito, de la cual se dejará constancia como documento complementario del acta de dicha asamblea, en la citación se hará constar el orden del día y esta no podrá ser convocada con menos de cinco (5) días calendario de anticipación, si en dicha asamblea se han de aprobar los estados financieros del ejercicio anterior, la convocatoria se hará con 15 hábiles de antelación, los accionistas tendrán derecho de inspección durante estos días. Los días se entenderán que son hábiles y sí el día sábado se labora dentro de la empresa, también lo será.
La notificación se recomienda realizarla por correo certificado a la dirección que aparece en el libro de accionistas, ya que es obligación de todo accionista tener dicha dirección actualizada.
Los errores en la notificación para la celebración de la asamblea, harán que las decisiones que se tomen en ella sean ineficaces de pleno derecho, esto es, sin necesidad de declaración judicial.
El contenido de la citación
Nombre de la sociedad
Nombre y órgano que convoca.
Fecha, hora y lugar de la reunión.
Ciudad.
Orden del día.
En caso de que se vaya a aprobar los estados financieros del periodo anterior, la indicación que los documentos estarán a disposición de los accionistas para que ejerzan su derecho de inspección.
¿Cuáles son las consecuencias no realizar la asamblea ordinaria?
La celebración de la asamblea de socios tiene como finalidad el control de los accionistas a las gestiones del representen legal, sin embargo es obligación del representante de la empresa citar a la misma.
Debido a que la realización de la asamblea es una obligación legal, tiene tarifa probatoria, esto quiere decir que si la empresa quiere demostrar determinado hecho que debía figurar en un acta de asamblea, solo lo podrá demostrar por este medio, asimismo si un socio quiere demostrar su calidad, deberá probarlo por medio del título de las acciones y de la inscripción en el libro de accionistas.
Omitir dicha obligación por parte del representante legal, podría conllevar un proceso disciplinario ante la Superintendencia de Sociedades con consecuencias como multa, suspensión o destitución del cargo, además de la responsabilidad que se pueda generar para con el resto de los socios por dicha omisión.
No hacerla habilitará a cualquier socio, incluso a los minoritarios a reunirse por derecho propio el día 01 de abril de todos los años. En dicha asamblea no será necesario el quorum mayoritario para deliberar o modificar estatutos. Esta ha sido una herramienta peligrosa utilizada por accionistas aprovechando el descuido del Representante Legal y de los demás socios.