El presente artículo tiene la finalidad de dar unos lineamientos para que usted y el personal de su empresa pueda atender los requerimientos de las distintas entidades que tienen la potestad de vigilarlo y sancionarlo.
El empresario está sometido a un sin número de posibles visitas o requerimientos de los distintos entes reguladores. De manera general su empresa podrá recibir requerimientos de entidades como de la Secretaría de Hacienda, Secretaría de Medio Ambiente, Secretaría de Salud de donde usted ejerce su actividad comercial o incluso de otro municipio, de la UGPP, de la DIAN, la Fiscalía General, entidades del Ministerio Público como Contraloría, Procuraduría, Personería, además Ministerio del Trabajo, Inspecciones de Trabajo, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio, todas ellas con sus distintas dependencias y si su empresa pertenece a un determinado sector que este vigilado, por la Superintendencia encargada de realizar dicho control.
Se puede decir de forma general que todos los requerimientos provienen de una investigación o de un proceso sancionatorio en curso, ambos pueden ser sobre su empresa o de un tema distinto que de alguna forma lo vincula. La diferencia entre hacer una visita sorpresa, una visita notificada o realizar un requerimiento escrito, se sustenta en el hecho de si la información que la entidad requiere debe estar por Ley en su establecimiento de comercio o domicilio social y de sí esta información es susceptible de ser alterada y por lo que es totalmente discrecional de la entidad, así por ejemplo, La DIAN podría visitarte para solicitarte los libros contables, sin notificarte incluso, pero no podría visitarte para verificar inventarios o muebles que hagan parte del patrimonio que por su naturaleza sean dinámicos. Asimismo, la visita tampoco es procedente cuando la entidad pide la información de una manera que la Ley no lo exige, como en los casos de la UGPP que le gustan mucho las hojas de Excel, en este caso se le debe proporcionar un tiempo prudente al cotizante para que organice la información de dicha manera.
Las entidades y los funcionarios tienen facultades de investigación otorgadas por la Ley, esto quiere decir, que no todas las entidades pueden solicitar toda la información y no todos los funcionarios están facultados para hacerlo.
Las entidades anteriormente mencionadas tienen la posibilidad de emitir actos administrativos los cuales podrán sancionar a tu empresa, asimismo, tienen la facultad de realizar el cobro coactivo de dichas sanciones, no obstante, también es su deber respetar los lineamientos legales para proceder con dicha sanción, por esto, ten en cuenta lo siguiente:
- Siempre mantén la calma, trata con respeto al funcionario y a la entidad que te requiere y recuerda que siempre tienes derecho al acompañamiento de un abogado, no solo para que esté presente en el momento de la visita (incluso si es sorpresa) sino al contestar los requerimientos, por lo tanto, puedes pedir que se amplié el plazo.
- Todo procedimiento administrativo tiene que estar regulado, ya sea por medio de un procedimiento especial o general como el del Código Contencioso Administrativo y es obligación del funcionario hacértelo conocer antes de iniciar el procedimiento, por lo tanto, si necesitas un tiempo prudente para estudiarlo, no temas solicitarlo.
- Verifica la identidad de los funcionarios que van a realizar la visita, siempre, en el documento que te comunica su visita ten cuentan quien lo hará, pide su identificación y verifícalo con el documento que lo vincula con la entidad, ya sea una resolución, carné, contrato, certificación, etc. Si no cuentan con dicho documento también es posible llamar y verificar. Si no puede acreditar su calidad niega cualquier requerimiento.
- Si no tienes la posibilidad de entregar la información en la forma que la entidad lo requiere, solicita mas tiempo, no obstante, no esperes a ultimo momento para hacerlo, pues no será bien visto por esta y es posible que no lo otorguen, toda vez que, constituye mera liberalidad para ella.
- Los requerimientos de información no son infinitos, es decir, la entidad te oficia solicitando unos documentos y tú se los envías, si la entidad requiere de otros documentos distintos debe solicitarlos por escrito concediendo un nuevo plazo.
- La debida notificación de los requerimientos es supremamente estricta, si crees que ha sido vulnerado tu derecho de defensa porque no recibiste la notificación hazlo saber, puedes seguir los lineamientos de los artículos 65 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 (CPACA). Recuerda que es tu obligación tener actualizada tu dirección de notificación en el registro mercantil, registro único tributario y si el mensajero recibió la notificación y no te dijo, es problema tuyo y no de la entidad.
- Ten presente que todos los funcionarios públicos tienen un nuevo régimen disciplinario la Ley 1952 de 2019 el cual entra a regir en el segundo semestre del 2019, si consideras que el funcionario ha incumplido alguno de los preceptos de la Ley, hazlo saber y deja constancia por escrito en el acta de visita que te harán firmar y si crees que es un conocimiento avanzado para ti, porque la verdad la Ley es compleja, ten presente también que ellos deben respetar los principio de la función pública “igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad…” Articulo 209 de la Constitución.
- Gracias al temor que las entidades de control infunden en los empresarios, los delincuentes han sabido sacar provecho de esto y realizan todo tipo de artimañas en nombre de ellos, por eso verifique los correos electrónicos, sospeche cuando le exigen tiempos cortos de respuesta, no acceda a links extraños, no ejecute programas, no devuelva llamadas a celulares, llame solo a líneas oficiales, nunca de dinero o recargue tarjetas prepago, tómese un tiempo, respire con calma y verifique la información.
- No existen los requerimientos verbales. La formalidad en la información que se aporta, también exige de la formalidad en la forma en que solicita, por eso exija todo por escrito.
Y si esto no es suficiente. Siempre nos puedes llamar.