A modo de preguntas y respuestas, vamos a definir el alcance del derecho de inspección de los accionistas.
Al ejercer el derecho de inspección en una sociedad, es recomendable comunicarte de manera previa con la administración. Solicita la información específica de aspectos donde tengas dudas y asegúrate de comprender las restricciones, como la no reproducción de documentos digitales. Pregunta si hay manual para el ejercicio del derecho de inspección. Mantén un enfoque respetuoso y responsable al tomar notas, garantizando la confidencialidad de la información. Además, considera prepararte con preguntas relevantes para obtener una comprensión completa de la situación de la sociedad. Si observas que tienes inquietudes que no se resolvieron en el derecho de inspección, envía un requerimiento escrito para que sea contestado antes o durante la asamblea.
¿Cuál es el alcance del derecho de inspección en una reunión de accionistas?
El derecho de inspección se limita a asuntos y documentos relacionados directamente con la reunión ordinaria del máximo órgano social. Sin embargo, no incluye documentos que contengan secretos industriales o información perjudicial para la sociedad si se divulga. La Comunidad Andina define el secreto empresarial como información no revelada que puede usarse en actividades productivas y comerciales, pero su acceso debe cumplir con requisitos específicos.
¿Y si un accionista también es competidor?
Cuando los accionistas son también competidores, se debe evaluar si hay razones válidas para restringir el acceso a cierta información. Esto es especialmente relevante si compiten en el mismo sector o mercado, ya que la información obtenida en el ejercicio del derecho de inspección podría perjudicar a la sociedad y beneficiar a los accionistas competidores. En estos casos, se justifica restringir el acceso a información comercial relevante. La decisión de restringir la información puede ser tomada por cualquiera de los órganos del gobierno corporativo, no obstante siempre debe ser motivada.
¿Qué es el deber de reserva de los documentos?
En el derecho de inspección, los asociados pueden revisar libros y documentos del comerciante, pero deben mantener en confidencialidad la información reservada. No se pueden solicitar documentos distintos a los establecidos en las normas comerciales.
¿Cómo se maneja la protección de datos personales en relación con el derecho de inspección?
Si la sociedad cuenta con autorización del manejo de datos personales, esta no es extensible a los asociados o accionistas en el derecho de inspección, por lo que es posible su restricción. En cuanto a los cargos directivos, los asociados o accionistas tienen derecho a conocer información detallada sobre la remuneración de los administradores de una sociedad en ejercicio del derecho de inspección. Sin embargo, esta revelación debe cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y solo puede hacerse a terceros autorizados por el titular o por la ley.
¿Se revisan los documentos solo en las instalaciones de la sociedad?
Los libros contables y documentos no pueden ser sacados de las oficinas de la sociedad para ejercer el derecho de inspección. La ley no lo permite, y estos deben estar disponibles permanentemente para otros asociados, garantizando así el ejercicio adecuado del derecho. La restricción se flexibiliza si la sociedad proporciona la información de manera virtual, pero la reserva sigue siendo obligatoria.
El máximo órgano social puede establecer reglas, como horarios y mecanismos de consulta, para el ejercicio del derecho de inspección. Sin embargo, estas regulaciones no pueden violar las normas que protegen el derecho de inspección de los accionistas.
¿Cuáles son los documentos que se pueden revisar en el derecho de inspección?
Documento | Resumen |
Estados Financieros | Presentado para aprobación o improbación en cada ejercicio. |
Cuenta de pérdidas y ganancias | Detalle completo con especificación de depreciación y amortización. |
Proyecto de distribución de utilidades | Incluye deducciones por impuesto sobre la renta y su complementario. |
Informe de la junta directiva | Sobre situación económica y financiera con datos contables y estadísticos. |
Detalle de egresos | Información sobre salarios, honorarios, viáticos, bonificaciones, y más. |
Erogaciones para asesores o gestores | Incluye pagos a asesores vinculados o no, que tramitan asuntos ante entidades públicas o privadas. |
Transferencias de dinero y bienes | Incluye transferencias gratuitas a personas naturales o jurídicas. |
Gastos de propaganda y relaciones públicas | Discriminación detallada de estos gastos. |
Dineros y bienes en el exterior | Información sobre fondos y obligaciones en moneda extranjera. |
Inversiones en otras sociedades | Detalle de inversiones en sociedades, nacionales o extranjeras. |
Informe escrito del representante legal | Detalla la gestión y recomienda medidas a la asamblea. |
Informe escrito del revisor fiscal | Informe escrito del revisor fiscal. |
Libros de contabilidad | Incluye comprobantes y documentos justificativos de los asientos. |
Correspondencia | La relacionada con los negocios sociales forma parte de los papeles del comerciante. |
Libros de actas | Incluye actas de asamblea, junta de socios y junta directiva (si aplica). |
Libro de registro de socios | Registro de socios y accionistas (o de acciones). |
¿Cómo deben detallarse los egresos de los directivos de la sociedad?
Dentro del deber de control que la Ley ha establecido para los directivos (Gerentes, Directores, miembros de Junta Directiva, etc.) está el de detallar los gastos propios para el desempeño de sus labores. Se requiere un desglose minucioso de los egresos, abordando salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por transporte y otras remuneraciones de cada director. La información debe ser específica para cada directivo, evitando agrupaciones generales.
Los Revisores Fiscales no son directivos, por lo que no es necesario incluirlos en el informe de remuneración a directivos.
¿Qué gastos deben informarse en relación con asesores o gestores vinculados o no a la sociedad?
Se deben informar los gastos relacionados con salarios y honorarios de asesores o gestores, ya sean vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo. Esto aplica especialmente cuando su función principal es tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o asesorar y preparar estudios para tales gestiones. Es importante destacar que este requerimiento no se aplica a asesorías sin esta finalidad específica.
¿Se pueden solicitar copias durante el ejercicio del derecho de inspección?
Aunque el derecho de inspección no incluye la solicitud de copias, la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas puede decidir permitir a los asociados obtener copias al examinar los documentos de la empresa. Es claro que para ello se debe haber aprobado un reglamento para el Derecho de Inspección o haber impartid instrucciones claras.
¿Qué restricciones existen en la reproducción de información digital en reuniones virtuales?
En reuniones virtuales, los asociados no pueden reproducir el contenido de repositorios digitales sin autorización del administrador. Aunque se permita, deben preservar la confidencialidad de la información. Además, no están autorizados para hacer anotaciones o comentarios sobre documentos protegidos por reserva documental, como secretos técnicos o comerciales.
¿Cuál es el alcance del derecho de inspección en términos de copias y anotaciones?
El derecho de inspección no otorga el derecho a solicitar copias ni realizar anotaciones en los documentos. La administración puede negar copias y evitar anotaciones en los mismos documentos, sin que esto se considere una violación del derecho de inspección. Sin embargo, la normativa no prohíbe tomar notas en otro documento durante la inspección, siempre y cuando se haga un uso adecuado de la información y se respete la confidencialidad. Este enfoque es lógico para que los asociados se informen y participen de manera informada en las decisiones del máximo órgano social.
