La Corte Suprema de Justicia Sala Civil ha unificado por medio de Sentencia STC11618-2023 la utilización de la factura electrónica como título valor y la forma en que se usa para la demanda que pretende recuperar el dinero.
Condiciones esenciales de la Factura Electrónica
Ha definido a la factura de venta como un documento emitido por el vendedor o prestador de servicios al comprador o beneficiario, que respalda la entrega de bienes o servicios acordados en un contrato verbal o escrito. Puede ser física o electrónica y se basa en un mensaje de datos, cumpliendo ciertas condiciones esenciales.
Estas condiciones se dividen en dos categorías: I) las de forma, que están relacionadas con su expedición y deben cumplir con regulaciones tributarias y contenido informativo, facilitando el comercio electrónico y II) la recaudación de impuestos. Las condiciones sustanciales se refieren a los requisitos necesarios para considerarla como un título valor.
A veces se puede facturar en papel
La Sala ha unificado su criterio sobre la factura electrónica de venta como título valor. Esta factura es un mensaje de datos que representa una operación de compra de bienes o servicios y debe cumplir requisitos esenciales, tanto de forma, relacionados con su emisión, como sustanciales, que se refieren a su consideración como un título valor.
De acuerdo con la normativa mercantil, el Decreto 1154 de 2020 y las leyes tributarias, la factura electrónica debe ser emitida después de la validación por la DIAN y entregada al comprador por medios físicos o electrónicos.
Sin embargo, si el obligado a emitir una factura electrónica no está sujeto a esta obligación o enfrenta problemas tecnológicos, puede optar por emitir una factura física. En ese caso, se aplicarán las normas correspondientes a las facturas en papel.
El checklists de la Factura electrónica
Aquí tienes una tabla que resume los requisitos sustanciales de la factura electrónica de venta como título valor:
Así se demuestra la factura y la recepción del bien o servicio
Para demostrar que una factura electrónica fue emitida después de la validación de la DIAN y que cumple con ciertos requisitos sustanciales, se pueden utilizar varios medios, como el I) formato electrónico de generación de la factura (XML) junto con el “documento validado por el DIAN” en formato digital, II) la representación gráfica de la factura o III) el “certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN” en caso de que la factura se haya registrado en dicho sistema.
Los adquirentes de bienes o servicios deben confirmar la recepción de la factura electrónica y de los bienes o servicios adquiridos, así como expresar su aceptación mediante un mensaje electrónico enviado al emisor a través del sistema de facturación. Estos eventos pueden acreditarse a través de la evidencia proporcionada en la plataforma correspondiente. Además, es posible demostrarlos utilizando otras pruebas que demuestren su existencia, de acuerdo con la forma en que se generaron.
La aceptación de la Factura Electrónica
En el caso de que la aceptación de la factura haya sido tácita y el emisor pudo generarla en el sistema de facturación, se debe presentar evidencia de esta situación. Sin embargo, si no se cumplen estas condiciones, el ejecutante (quien busca hacer cumplir la factura) debe demostrar los hechos que llevaron a la aceptación tácita y debe informar sobre esto en la demanda ejecutiva.
Solo se Inscriben en el RADIAN las facturas que vayan a circular
El registro de una factura electrónica de venta en el RADIAN no es un requisito para que esta sea considerada un título valor, sino más bien una condición necesaria para su circulación. Según el artículo 647 del Código de Comercio, se considerará legítimo tenedor del título a quien lo posea de acuerdo con las reglas de su circulación.
Por lo tanto, si el creador de la factura es el que busca el pago, no será necesario que cumpla con esta exigencia. Sin embargo, si la reclamación del pago la realiza una persona diferente, su legitimación para exigir el cumplimiento del crédito incorporado en el título dependerá de su registro en el RADIAN.
La firma electrónica está en todas las facturas electrónicas.
En el caso en cuestión, los jueces se negaron a emitir un mandamiento de pago a favor de la demandante, argumentando que las facturas carecían de la firma del creador y que la actora no presentó la evidencia electrónica de los eventos que llevaron a la aceptación de la factura en el RADIAN, ni el “certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN”.
Sin embargo, no tuvieron en cuenta que la falta de firma en las representaciones gráficas de las facturas no implicaba que estas carecieran de firma, ya que la validación realizada por la DIAN incluye esta exigencia. La demandante presentó representaciones gráficas que reflejaban el Código de Facturación Electrónica (CUFE) y el Código de Respuesta Rápida, lo que permitía a los jueces verificar si se trataba de un documento validado por la DIAN.